Co klienci nie widzą: jak naprawdę wygląda obieg dokumentów w biurze podróży - od rezerwacji po utylizację
Administracja w turystyce działa w rytmie, którego odwiedzający biuro na ogół nie dostrzega. Gdy sezon wakacyjny zwalnia, w firmach zostaje powstaje ślad po setkach decyzji, korekt, odwołań, zmian danych, dokumentów księgowych i umów z dostawcami. Dla podróżnych to niewidoczna część funkcjonowania branży, a jednak właśnie tutaj spoczywa ogromna odpowiedzialność. Nawet drobna nieścisłość w przechowywaniu danych potrafi odbić się na reputacji przedsiębiorców turystycznych, a utylizacja dokumentacji staje się często ostatnim działaniem zamykającym pełen proces obsługi klienta.
Nie chodzi wyłącznie o papierowe segregatory, lecz o konsekwencję wyborów podejmowanych od przyjęcia rezerwacji aż po chwilę, w której dokument trafia do profesjonalnej niszczarki lub przechodzi demagnetyzację. To, co na recepcji czy zapleczu wygląda jak bieżąca praca administracyjna, jest w istocie rozbudowanym i wymagającym mechanizmem, który musi pozostawać zgodny z RODO, ustawami i normami regulującymi, wewnętrznymi wytycznymi oraz rosnącymi oczekiwaniami osób korzystających z usług turystycznych. Dlatego coraz częściej traktuje się utylizację dokumentacji jako element szerszej odpowiedzialności.
Tworzenie dokumentów w turystyce jako element porządku operacyjnego
W turystyce każdy dokument jest wynikiem krótkiej interakcji: zapytania o ofertę, potwierdzenia rezerwacji, zgody marketingowej, zmian danych uczestników czy uzupełnienia formularza medycznego podczas wyjazdów dla dzieci i młodzieży. Z perspektywy ochrony informacji to etap szczególnie wymagający. Wtedy pojawia się odpowiedzialność za właściwe zabezpieczenie danych oraz późniejszą utylizację dokumentów. Często właśnie ten moment przesądza o tym, czy cały proces niszczenia dokumentów przebiegnie bez zbędnych komplikacji.
Podczas rezerwacji gromadzi się zestawy danych podróżnych, informacje finansowe, dane przekazywane hotelarzom i przewoźnikom, a niekiedy również dane szczególnej kategorii. Dlatego część biur podróży wdraża procedury porządkowania rejestrów już na tym etapie, zanim dokument trafi do archiwum. Ograniczanie liczby kopii, kontrola obiegu wewnętrznego i właściwe oznaczanie teczek sprawiają, że późniejsze niszczenie dokumentacji staje się bardziej uporządkowane. Etap ten pozostaje niewidoczny dla turysty, lecz ma ogromne znaczenie dla sprawnego systemu dokumentacji.
Ważnym elementem przygotowania dokumentów do późniejszego usunięcia jest właściwe udokumentowanie ich drogi administracyjnej, ponieważ to właśnie wtedy tworzy się podstawa do późniejszego potwierdzenia usunięcia materiałów. Hotele, noclegownie czy domy wypoczynkowe coraz częściej wprowadzają w tym obszarze wewnętrzne standardy, które ułatwiają kontrolę nad tym, co trafia do archiwum, a co ma zostać przekazane do utylizacji. Właściwie opisane teczki oraz uporządkowane rejestry sprawiają, że protokół zniszczenia powstaje szybciej i bez wątpliwości dotyczących zakresu dokumentów przekazanych do usunięcia. To ważne również dla audytów, w trakcie których wymagane są dowody potwierdzające, że materiały zostały usunięte zgodnie z przyjętymi zasadami. Takim dowodem jest chociażby protokół zniszczenia, który otrzymują one od firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów. W turystyce, gdzie procesy administracyjne stykają się z dużą liczbą danych klientów, taka dokumentacja wnosi przejrzystość do dalszych etapów pracy.
Brakowanie dokumentów turystycznych i ocena ich dalszej przydatności
Czynności selekcji dokumentów polegają na ocenie, które dokumenty mają trafić do archiwum, a które powinny pozostać zutylizowane. W turystyce proces ten musi być przeprowadzany z dużą dokładnością, ponieważ materiały dotyczące klientów, rozliczeń oraz usług powinny być zweryfikowane zgodnie z obowiązującymi zasadami. Przegląda się więc zawartość segregatorów, sprawdza zgodność dat i określa co dalej. Dzięki temu w archiwum znajdują się jedynie dokumenty, które muszą zostać na dłużej przechowane. W ten sposób zachowuje się porządek oraz pewność, że usuwane materiały nie zawierają treści potrzebnych w bieżącej działalności. Brakowanie dokumentów pełni zatem funkcję filtra, który oddziela dokumenty przeznaczone do dalszego użycia od tych, które mogą zostać definitywnie zlikwidowane.
Archiwizacja dokumentów w turystyce i wymagania dotyczące okresów przechowywania
W branży turystycznej archiwizacja dokumentów opiera się na przejrzystym podziale materiałów według rodzaju, ponieważ poszczególne nośniki mają odmienne okresy przechowywania. Umowy dotyczące usług turystycznych, rozliczenia finansowe oraz zgody klientów trafiają do segregatorów z czytelnymi oznaczeniami, aby w przyszłości można było łatwo odnaleźć potrzebne informacje. Część dokumentów musi pozostać w archiwum przez kilka lat, szczególnie gdy wiąże się z rozliczeniami finansowymi lub ochroną danych. Z kolei materiały o charakterze informacyjnym można pozostawić na krótszy czas, pod warunkiem że organizacja ma jasno określone zasady. W praktyce archiwum turystyczne spełnia rolę zaplecza operacyjnego, które pozwala zachować ciągłość obsługi i zabezpieczyć dane klientów. Dzięki temu łatwiej przeprowadzać kontrole, odpowiadać na zapytania i przygotowywać dokumenty do późniejszego brakowania. Tak zorganizowana przestrzeń minimalizuje ryzyko pomyłek i przyspiesza dalsze działania administracyjne.
Jak odpowiednio przygotować dokumenty do zniszczenia po brakowaniu
Po okresie użyteczności, dokumenty muszą przejść brakowanie. Ten proces zapewnia skontrolowanie, które nośniki dane wymagają przechowywania w archiwum, a które mogą zostać zniszczone.Następnie, zanim pojawi się możliwość przekazania ich dalej, trzeba uporządkować całość tak, aby firma zajmująca się zleceniem mogła je przeprowadzić zgodnie z prawem. Przygotowanie dokumentacji polega na takich czynnościach jak:
- Przejrzenie dokumentów.
- Pozbycie się zbędnych koszulek, segregatorów, spinaczy, zszywek i i nych elementów utrzymujących dokumenty.
- Zamówienie wykonania likwidacji dokumentów; określenie ilości i rodzaju oraz daty realizacji
- Pakowanie nośników danych w plombowane pojemniki po zamówieniu usługi niszczenia
Proces utylizacji dokumentów związanych z branżą turystyczną
Kiedy nośnik danych są przygotowane odpowiednio, zostają przetransportowane do firmy wykonującej ich zniszczenie. Pojazdy, które tym zajmują się, posiadają zazwyczaj DPS, tak aby kontrolować bezpieczeństwo dokumentacji. Następnie zostaje ona poddana procesowi w następujący sposób:
- Segregacja dokumentów zgodnie z rodzajem (papierowe, dyski twarde, dyskietki, płyty CD i DVD oraz inne)
- Zniszczenie dokumentów papierowych zgodnie z normą DIN 66399
- Demagnetyzacja i likwidacja w drobne cząstki dysków twardych
- Utylizacja poprzez zmielenie, płyt CD, DVD czy dyskietek
- Wydanie protokołu i certyfikatu zniszczenia firmie zamawiającej usługę
- Recykling odpadów
Bezpieczne i kontrolowane zadbanie o dokumenty jest zabezpieczeniem biznesu turystycznego
Całość działań związanych z dokumentami w turystyce tworzy spójny system, w którym każdy fragment pracy ma wpływ na dalszą część procesu. Od momentu powstania dokumentacji aż po jej fizyczne usunięcie, każda firma mierząca się z turystyką musi zachować pełną odpowiedzialność za sposób postępowania z informacjami. Brakowanie pozwala uporządkować materiały i przygotować je do późniejszej archiwizacji i utylizacji. Protokół zniszczenia i certyfikat są dokumentami, które gwarantują, że proces likwidacji został wykonany nieodwracalnie i w zgodzie z ekologią.
Turystyka operuje dużą liczbą dokumentów, dlatego dbałość o każdy fragment pracy administracyjnej staje się codzienną odpowiedzialnością. Przejrzysty system przechowywania i likwidacji nośników danych chroni organizacje przed pomyłkami oraz wzmacnia ich wiarygodność. Dzięki temu obieg dokumentów, choć niewidoczny dla turystów, stanowi ważną część funkcjonowania całej branży.
